Órganos Auxiliares

Secretaría Municipal:
Funciones

•    Servir de Secretaría Administrativa del Concejo Municipal de Chacao y del Alcalde de esta localidad.

•    Transcribir las actas y minutas de todas las sesiones y actos edilicios que son grabados y posteriormente transcritos, para conformar las llamadas actas, que serán consideradas y aprobadas por el Cuerpo Edilicio.

•    Legalizar, transcribir y comunicar las resoluciones del Alcalde, los acuerdos del Concejo y Comisiones, manteniendo un archivo de éstos.

•    Certificar el vencimiento de los plazos legales para que el Alcalde se pronuncie respecto de los reclamos de ilegalidad existentes.

•    Certificar las demás actuaciones municipales que establezca la ley cuando le sean solicitadas.

•    Publicar los decretos, circulares, resoluciones y otros que le solicite el Alcalde.

•    Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa del Gobierno Municipal.

•    Elaborar la agenda semanal, preparar los antecedentes, examinar y disponer la materia de la cuenta y el orden del día, de los temas a ser tratados en las sesiones del Concejo.

•    Llevar y mantener al día las Actas de las sesiones del Concejo, insertando los documentos que éste determine.

•    Redactar las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al Municipio, que determine el Concejo.

•    Redactar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el Concejo estime necesario.

•    Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.

•    Mantener informado a los Concejales de las actividades municipales de carácter institucional en las cuales deban participar.

•    Llevar estadísticas actualizadas de todas las materias de su competencia e informarlas periódicamente a las máximas autoridades  de la institución.

•    Certificar la exactitud y autenticidad del texto de los decretos, resoluciones, reglamentos, ordenanzas y demás actos del Concejo Municipal, así como de todas las publicaciones que esta ordene, de igual manera  autenticar que las copias de dichos documentos son fieles a los originales emitidos.

•    Llevar el archivo de todos los documentos antes indicados.

•    Preparar las convocatorias a las sesiones del Concejo y velar por su oportuno despacho a los señores concejales.

•    Coordinar el ceremonial y los servicios de protocolo de las sesiones ordinarias y extraordinarias, cabildos abiertos, sesiones solemnes y especiales. (sesiones ordinarias, extraordinarias, especiales y permanentes)

•    Velar por la observancia de las normas constitucionales y legales relativas al tratamiento y acceso a la información.

•    Llevar al día el libro de actas de sesiones del Concejo Municipal y de los demás libros de registro necesario, expediente y documentos de la institución.

•    Custodiar el archivo histórico de la gestión legislativa del Concejo Municipal de Chacao, procurar su conservación, preservación y asegurar el tratamiento adecuado de los documentos y de la información.

•    Prever todo cuanto sea necesario para el mejor desarrollo de las sesiones del Concejo Municipal.

•    Cooperar y auxiliar a las Comisiones del Concejo Municipal.

•    Registrar las sesiones del Concejo Municipal de Chacao en archivos de audio y/o video; ejercer la guarda y custodia de las cintas, cassettes u otros medios de registro y de las actas respectivamente.

•    Distribuir a los Concejales o Concejalas las convocatorias para las sesiones extraordinarias del Concejo Municipal.

•    Notificar los acuerdos emanados del Concejo Municipal de conformidad con la ley y la ordenanza respectiva.

•    Custodiar y velar por la papelería y sellos oficiales del Concejo Municipal de Chacao.

•    Coordinar la publicación y emisión de la Gaceta Municipal, de acuerdo con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico aplicable.

•    Llevar y mantener actualizado el registro de las comunidades organizadas y organizaciones públicas no estatales que hacen vida en el Municipio.

•    Controlar la  asistencia  y el tiempo de intervención de los Concejales en las sesiones del Concejo Municipal.

Oficina de Patrimonio Histórico y Cultural
Funciones

•    Desarrollar, promover y coordinar proyectos de investigación, exposición o divulgación sobre la historia, tradiciones, costumbres y hábitos sociales de la comunidad del Municipio Chacao, así como también en lo referente a sus diferentes zonas aledañas, aspectos históricos o biográficos de aquellas personas o entes que hubieren contribuido a su creación y desarrollo.

•    Contribuir a agregarle valor al acervo documental, fotográfico y en general de toda aquella información conservada en medios impresos o electrónicos referente a la creación y evolución del Municipio Chacao y demás aspectos relacionados con la gestión del Ejecutivo Municipal y sus instituciones.

•    Asesorar al Ejecutivo Municipal, Concejo Municipal y demás instituciones del Municipio, en la divulgación de la historia y  hechos más resaltantes de la gestión en  período anteriores.

•    Velar por la exactitud de los hechos históricos e institucionales que hayan sido objeto de investigación.

•    Recordar oportunamente a las instancias municipales sobre  las efemérides del Municipio y contribuir a documentar y difundir su significado.

•    Coordinar y evaluar las actividades de investigación, archivo y realce de la memoria cultural, histórica y humanística del Municipio Chacao.

•    Coordinar la producción y edición de escritos literarios y periodísticos de carácter histórico y cultural, sobre la memoria del Municipio.

•    Investigar,  seleccionar, rescatar, preservar y publicar documentos u obras que conforman el patrimonio histórico del Municipio Chacao.

•    Desarrollar actividades literarias para la edición del anuario en el cual se indica los hechos, sucesos, acontecimientos, efemérides relacionados con el Municipio Chacao y sus instituciones,  así como las publicaciones, producciones literarias y humanistas de los, escritores, investigadores y funcionarios municipales.

•    Promocionar  y difundir especiales y actos conmemorativos, de fechas históricas del Municipio.

•    Realizar en coordinación con otras oficinas de igual naturaleza u otras instituciones públicas de carácter estadal y municipal sobre temas relacionados con el acervo cultural y patrimonio histórico del Municipio Chacao.

•    Mantener relaciones con todas las entidades que de alguna manera tienen que ver con el Patrimonio Cultural, Arquitectónico y con las manifestaciones folklóricas del Municipio Chacao  y especialmente con el Instituto del Patrimonio Cultural de Venezuela. 

•    Investigar, difundir y conservar las antiguas publicaciones periodísticas del Municipio.

•    Velar por el cumplimiento de la normativa de conservación para mantener la integridad de los objetos y bienes de colección cultural pertenecientes al Municipio Chacao.

•    Realizar las investigaciones y el acopio de toda la documentación que se estime pertinente recopilar, mediante una metodología idónea, la cual permita hacer su diagnóstico, ubicación, catalogación y ordenación histórica, reconstruyendo el pasado del Municipio Chacao, a objeto de incorporarlo a la Historiografía Nacional.

•    Diseñar los planes de conservación de los bienes y valores que conforman el Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural del Municipio Chacao.

•    Elaborar el inventario de los documentos, sitios y bienes que conforman el Patrimonio y Acervo Histórico del Municipio Chacao y mantenerlo actualizado.

•    Crear y mantener actualizado un Centro de procesamiento de datos, archivo y servicio informativo eficiente, que sirva de consulta permanente a la ciudadanía en   general   y   en   especial,   al  sector  estudiantil,  profesorado,  investigadores asociaciones de vecinos, agrupaciones gremiales, autoridades municipales y demás servidores públicos.

•    Crear y mantener actualizada la Hemeroteca Municipal.

•    Avivar la preservación de los valores típicos y el folklore autóctono del Municipio Chacao.  

•    Responder las consultas que sobre la materia de su competencia le sean formuladas.

•    Generar y proponer planes, iniciativas y proyectos, relacionados con la  búsqueda de mejoras sobre la organización y funcionamiento de esta oficina, que tiendan a enriquecer su gestión, así mismo constatar que su accionar este de acuerdo a las normas establecidas y a las mejoras practicas existentes.

•    Colaborar con el Instituto Nacional del Patrimonio Cultural en la notificación, conservación y defensa  de todos aquellos bienes muebles e inmuebles, obras  artísticas y culturales, documentos de valor histórico, objeto de protección y conservación en poder del Municipio Chacao.

•    Representar al Municipio Chacao, en las convenciones a ser  efectuadas en dicha materia, así como aquellos eventos para los cuales el Concejo Municipal le asigne su representación.